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Die Schlussrechnung ist der Moment, in dem eine Baustelle wirtschaftlich entschieden wird. Alles, was bis dahin an Leistung erbracht, dokumentiert und angemeldet wurde, muss jetzt in Zahlen stehen. Was fehlt, ist in vielen Fällen nicht nachholbar.
Dieser Beitrag ordnet die Fristen, erklärt die sogenannte Schlusszahlungsfalle und zeigt, was nach Einreichung und Zahlung noch möglich ist.
Kurz gefasst
Die Schlusszahlung wird nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Voraussetzung sind die Abnahme der Leistung und eine prüfbare Rechnung nach § 14 Abs. 1 VOB/B. Eine vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung kann Nachforderungen ausschließen, allerdings nur unter engen Voraussetzungen, die in der Praxis häufig nicht vorliegen.
Wann die Schlussrechnung fällig wird
Drei Bedingungen müssen zusammenkommen.
Erstens die Abnahme. Die Fälligkeit der Schlusszahlung setzt voraus, dass der Auftraggeber die geschuldeten Leistungen abgenommen hat. Das folgt aus § 641 BGB und gilt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs auch dann, wenn der Bauvertrag ganz oder teilweise gekündigt wurde. Früher war die Abnahme nach Kündigung entbehrlich, das ist überholt. Entbehrlich bleibt sie nur, wenn der Auftraggeber keine Nachbesserung mehr verlangt, sondern ausschließlich Minderung oder Schadensersatz geltend macht, oder wenn er die Abnahme ernsthaft und endgültig abgelehnt hat.
Zweitens die prüfbare Rechnung. Sie muss den Anforderungen des § 14 Abs. 1 VOB/B genügen. Sind nur einzelne Positionen nicht prüfbar abgerechnet, wird der übrige Teil dennoch fällig. Der Auftraggeber kann also nicht die ganze Rechnung wegen einer Position blockieren.
Drittens der Fristablauf. § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B nennt 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Eine Verlängerung auf höchstens 60 Tage kommt nur in Betracht, wenn sie aufgrund der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde. Beide Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen. Eine Klausel, die pauschal 60 Tage vorsieht, ohne dass die Vereinbarung das rechtfertigt, trägt nicht.
Die Fälligkeit kann auch früher eintreten. Hat der Auftraggeber die Prüfung vor Fristablauf abgeschlossen, ist die Zahlung sofort zu leisten. Ein unstreitiges Guthaben hat er ohnehin unverzüglich auszuzahlen und darf es nicht bis zum Ende der Prüffrist zurückhalten.
Die Einreichungsfrist, die kaum jemand kennt
§ 14 Abs. 3 VOB/B verpflichtet den Auftragnehmer, die Schlussrechnung bei einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung einzureichen. Diese Frist verlängert sich um je sechs Werktage für je weitere drei Monate Ausführungsfrist. Vertraglich kann etwas anderes vereinbart werden.
Bei einer Baustelle mit neun Monaten Ausführungsfrist ergibt sich daraus: zwölf Werktage plus zweimal sechs, also 24 Werktage nach Fertigstellung. Wer diese Frist verstreichen lässt, verliert seinen Anspruch nicht, aber § 14 Abs. 4 VOB/B gibt dem Auftraggeber ein wirksames Druckmittel: Reicht der Auftragnehmer trotz angemessener Fristsetzung keine prüfbare Rechnung ein, kann der Auftraggeber sie selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen. Wie eine vom Auftraggeber erstellte Rechnung ausfällt, muss man nicht ausführen.
Prüffristen und Einwendungsausschluss
Erhebt der Auftraggeber innerhalb der Frist von 30 beziehungsweise 60 Tagen keine konkreten Einwendungen gegen die Prüfbarkeit, ist er damit ausgeschlossen. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs wird die Schlusszahlung dann auch dann fällig, wenn die Schlussrechnung objektiv nicht prüfbar war.
Entscheidend ist das Wort „konkret“. Ein Zweizeiler mit dem Hinweis, die Rechnung sei nicht prüfbar, genügt nicht. Der Auftraggeber muss benennen, welche Stellen aus welchen Gründen nicht nachvollziehbar sind, etwa weil Posten der Rechnung nicht den Positionen des Leistungsverzeichnisses zugeordnet sind.
Zweiter Punkt, der regelmäßig verwechselt wird: Prüffähigkeit und Richtigkeit sind zwei verschiedene Dinge. Eine prüffähige Rechnung muss nicht richtig sein, und die Unrichtigkeit einer Rechnung führt nicht dazu, dass sie unprüfbar wird. Wer inhaltliche Einwände hat, muss inhaltlich kürzen und begründen, nicht die Prüfbarkeit rügen.
Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung
Das ist der Abschnitt, wegen dem dieser Artikel existiert.
§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B bestimmt, dass die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen ausschließt, wenn der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurde. Die Wirkung ist umfassend: Sie erstreckt sich auf alle abrechnungsfähigen Ansprüche, die Gegenstand der Schlussrechnung sind oder hätten sein können, einschließlich Ansprüchen aus Verzug und Behinderung.
Bevor Sie erschrecken, drei Einschränkungen, die in der Praxis meist greifen.
Erstens, die AGB-Frage. § 16 Abs. 3 Nr. 2 bis 5 VOB/B sind als Allgemeine Geschäftsbedingungen unwirksam, wenn die VOB/B nicht als Ganzes vereinbart wurde. Da in nahezu jedem Bauvertrag zusätzliche Vertragsbedingungen die VOB/B abändern, ist die Ausschlusswirkung in der Praxis häufig hinfällig. Ausnahmen bestehen, wenn die VOB/B tatsächlich unverändert einbezogen wurde oder wenn der Auftragnehmer sie selbst gestellt hat und sich deshalb nicht auf die Unwirksamkeit seiner eigenen Bedingungen berufen kann.
Zweitens, die Belehrungspflicht. Der Auftraggeber muss schriftlich über die Schlusszahlung unterrichten und ausdrücklich auf die Ausschlusswirkung hinweisen. Ein bloßer Verweis auf die Norm der VOB/B genügt nach der Kommentarliteratur nicht; verlangt wird eine eindeutige Rechtsfolgenbelehrung in enger textlicher Anlehnung an § 16 Abs. 3 VOB/B. Ein Vermerk auf dem Überweisungsträger reicht nicht.
Drittens, der Vorbehalt. Die Ausschlusswirkung tritt nicht ein, wenn der Auftragnehmer nach § 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung über die Schlusszahlung den Vorbehalt weiterer Forderungen erklärt und innerhalb weiterer 28 Tage eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Nachforderungen einreicht oder den Vorbehalt eingehend begründet.
Der Vorbehalt selbst ist formfrei. Es genügt die Erklärung, sich mit der zugedachten Vergütung nicht zufriedenzugeben. Als Begründung reicht der Verweis auf die Schlussrechnung.
Praktische Empfehlung: Behandeln Sie jede Mitteilung des Auftraggebers über eine Schlusszahlung als fristauslösend und erklären Sie den Vorbehalt schriftlich, sobald die Zahlung hinter der Rechnung zurückbleibt. Das kostet zehn Minuten. Die Prüfung, ob die Ausschlusswirkung im konkreten Vertrag überhaupt greift, kann danach in Ruhe erfolgen. Umgekehrt geht es nicht.
Gleiches gilt für die schlusszahlungsgleiche Erklärung nach § 16 Abs. 3 Nr. 3 VOB/B: Wenn der Auftraggeber erklärt, keine weiteren Zahlungen mehr leisten zu wollen, ist das der Schlusszahlung gleichzustellen und löst dieselben Fristen aus.
Nachforderungen nach der Schlussrechnung
Grundsätzlich ist der Auftragnehmer an seine Schlussrechnung nicht gebunden. Vergessene, also nicht in der Schlussrechnung aufgeführte Forderungen können später noch abgerechnet werden; eine Bindungswirkung besteht nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich nicht. Anders liegt es beim Architektenhonorar nach HOAI, wo die Schlussrechnung regelmäßig als abschließende Berechnung verstanden wird.
Diese Freiheit endet dort, wo die Ausschlusswirkung des § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B wirksam eingetreten ist. Und sie endet praktisch dort, wo die Nachforderung nicht mehr belegbar ist, weil die Baustelle abgeräumt und die Dokumentation lückenhaft ist.
Verjährung
Der Anspruch auf Schlusszahlung verjährt nach den §§ 195, 199 Abs. 1 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Fälligkeit eingetreten ist. Eine im März 2026 fällige Schlusszahlung verjährt damit mit Ablauf des 31. Dezember 2029.
Wichtig ist der Anknüpfungspunkt: Fälligkeit, nicht Fertigstellung und nicht Rechnungsdatum. Wer die Schlussrechnung zwei Jahre liegen lässt, verschiebt damit auch den Verjährungsbeginn, verliert aber in dieser Zeit die Liquidität und riskiert, dass die Nachweise nicht mehr auffindbar sind.
Checkliste vor Einreichung
- Abnahme erfolgt und dokumentiert, oder Entbehrlichkeit begründbar
- Sämtliche Nachträge als eigene Positionen mit Bezug zur Nachtragsvereinbarung enthalten
- Behinderungs- und Bauzeitansprüche geprüft und, falls bestehend, beziffert
- Stundenlohnarbeiten mit gegengezeichneten Zetteln belegt
- Alle Abschlagszahlungen abgesetzt, Gesamtsaldo gebildet
- Sicherheitseinbehalte und Skontovereinbarungen berücksichtigt
- Mengenberechnungen und Aufmaßblätter beigefügt, Rechenwege lückenlos
- Rechnung als Schlussrechnung bezeichnet, Zugang nachweisbar dokumentiert
- Wiedervorlage auf Tag 30 nach Zugang gesetzt
Der letzte Punkt ist der wirksamste. Die meisten verlorenen Beträge gehen nicht im Streit verloren, sondern im Kalender.
Praxisbeispiel
Ein typischer Verlauf bei übernommenen Baustellen: Ein Unternehmen führt ein Projekt zu Ende, das ein anderer Betrieb begonnen hat. Die Vorabrechnung besteht aus Abschlagsrechnungen ohne durchgehende Systematik, Aufmaße liegen nur teilweise vor, und für zwei Nachträge existiert keine schriftliche Vereinbarung, sondern nur ein Protokolleintrag aus einer Baubesprechung.
Die Schlussrechnung lässt sich in dieser Lage nicht einfach fortschreiben. Sie muss von der Vertragslage her neu aufgebaut werden: Leistungsverzeichnis gegen Bestand, belegbare Mengen gegen behauptete, Nachträge gegen die dokumentierte Anordnung. Positionen ohne Nachweis gehören nicht in die Rechnung, sondern in eine gesonderte Aufstellung, über die man mit dem Auftraggeber spricht, bevor die Rechnung rausgeht.
Das dauert länger als das Zusammenzählen der Abschlagsrechnungen. Es ist aber der Unterschied zwischen einer Rechnung, die geprüft wird, und einer, die zurückkommt.
Häufige Fragen
Wird die Schlussrechnung ohne Abnahme fällig? In der Regel nicht. Die Abnahme ist Fälligkeitsvoraussetzung, auch nach Kündigung des Bauvertrags. Ausnahmen bestehen, wenn der Auftraggeber nur noch Minderung oder Schadensersatz verlangt oder die Abnahme endgültig verweigert.
Muss ich Vorbehalt erklären, wenn die VOB/B abgeändert wurde? Rechtlich greift die Ausschlusswirkung dann meist nicht. Trotzdem sollten Sie den Vorbehalt fristgerecht erklären, weil die Frage, ob die VOB/B als Ganzes vereinbart wurde, im Streitfall erst geklärt werden muss.
Kann ich eine Schlussrechnung korrigieren? Ja. Eine Bindungswirkung besteht grundsätzlich nicht. Beachten Sie aber, dass eine korrigierte Rechnung im Zweifel eine neue Prüffrist auslöst.
Dieser Beitrag beschreibt abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine anwaltliche Beratung. Bei bereits streitigen Forderungen und insbesondere bei Fragen zur Ausschlusswirkung sollten Sie einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht einbeziehen.
Bevor die Schlussrechnung rausgeht:
Lassen Sie sie prüfen. Wir sehen uns Vollständigkeit, Nachweislage und Fristen an und sagen Ihnen, welche Positionen einer Prüfung standhalten und welche nicht.
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