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Die Abschlagsrechnung ist das wirksamste Liquiditätsinstrument, das ein Bauunternehmen hat, und gleichzeitig das am schlechtesten genutzte. Viele Betriebe rechnen zu selten ab, zu spät und mit zu wenig Nachweis. Das Geld liegt dann auf der Baustelle, während die Löhne und die Lieferantenrechnungen weiterlaufen.
Dieser Beitrag beschreibt, worauf Sie Anspruch haben, welche Fristen gelten und was Sie tun können, wenn nicht gezahlt wird.
Kurz gefasst
Nach § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B kann der Auftragnehmer Abschlagszahlungen für vertragsgemäß erbrachte Leistungen verlangen. Die Leistungen sind prüfbar im Sinne des § 14 Abs. 1 und 2 VOB/B abzurechnen. Abschlagszahlungen sind nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B innerhalb von 21 Tagen ab Zugang der Aufstellung zu leisten. Es handelt sich um Kalendertage, nicht um Werktage.
Worauf Sie Anspruch haben
Abschlagszahlungen können für sämtliche vertraglich geschuldeten Leistungsteile verlangt werden. Dazu gehören zunächst die erbrachten Bauleistungen. Erfasst sind daneben aber auch eigens angefertigte und bereitgestellte Bauteile sowie auf der Baustelle angelieferte Stoffe und Bauteile, sofern dem Auftraggeber daran das Eigentum übertragen oder dafür eine Sicherheit gewährt wurde.
Das ist der Punkt, der bei materialintensiven Gewerken bares Geld wert ist. Wer Sonderanfertigungen bestellt und vorfinanziert, kann diese unter den genannten Voraussetzungen bereits vor dem Einbau abrechnen, in der Praxis meist gegen Bankbürgschaft. Wer es nicht tut, finanziert das Material bis zum Einbau selbst.
Grundsätzlich dürfen die erbrachten Leistungen vollständig abgerechnet werden. Vertragsbedingungen mancher Auftraggeber sehen vor, dass nur 90 oder 95 Prozent der erbrachten Leistung abrechenbar sind. Solche Bestimmungen sind in der Regel zulässig. Prüfen Sie Ihren Vertrag darauf, bevor Sie sich über eine Kürzung wundern.
Die Fristen
| Vorgang | Regelung | Frist |
|---|---|---|
| Fälligkeit Abschlagszahlung | § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B | 21 Tage ab Zugang der Aufstellung |
| Fälligkeit Schlusszahlung | § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B | spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung |
| Verzug | § 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B | nach Fälligkeit und Ablauf einer angemessenen Nachfrist |
| Angemessene Nachfrist | Praxis und Kommentierung | in der Regel sechs bis sieben Werktage |
Die 21 Tage sind Kalendertage. Die frühere Regelung sprach von 18 Werktagen, was rechnerisch demselben Zeitraum entspricht, weil Sonntage bei Werktagen nicht mitzählen. Verlängert wurde also nichts.
Beispielrechnung. Die Abschlagsrechnung geht dem Auftraggeber am Montag, 9. März, zu. Die Frist von 21 Kalendertagen endet damit am Montag, 30. März. Ab dem 31. März ist die Zahlung fällig. Setzen Sie an diesem Tag eine Nachfrist von sechs Werktagen, tritt danach Verzug ein. Kalkulieren Sie also mit rund fünf Wochen zwischen Rechnungszugang und dem Zeitpunkt, ab dem Sie Druck aufbauen können. Diese fünf Wochen laufen bei jeder Rechnung erneut, und deshalb entscheidet die Frequenz Ihrer Abschlagsrechnungen über Ihre Liquidität.
Wie oft abgerechnet werden sollte
§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B sieht vor, dass Abschlagszahlungen in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren sind. Ist kein Zahlungsplan vereinbart, richtet sich der angemessene Abstand nach Auftragswert, Leistungsintensität und Gesamtbauzeit. Als angemessen gelten Zeiträume, in denen etwa fünf bis zehn Prozent des Wertes der Gesamtleistung erbracht werden.
Bei einer Tiefbaustelle mit sechs Monaten Bauzeit und gleichmäßigem Leistungsfortschritt bedeutet das monatliche Abrechnung, im Zweifel häufiger. Wer stattdessen zweimal während der Bauzeit abrechnet, verzichtet freiwillig auf Wochen an Zinsvorteil.
Welche Nachweise mitgeliefert werden müssen
Auch die Abschlagsrechnung ist prüfbar im Sinne von § 14 Abs. 1 und 2 VOB/B abzurechnen. Die Anforderungen sind geringer als bei der Schlussrechnung, weil die Abschlagsrechnung vorläufigen Charakter hat, aber sie bestehen.
Zur Abschlagsrechnung gehören daher:
- Aufstellung nach den Positionen des Leistungsverzeichnisses, in der Reihenfolge des Vertrags
- Aufmaße oder Mengenberechnungen für die abgerechneten Leistungen, dem Baufortschritt entsprechend
- gegengezeichnete Stundenlohnzettel für Leistungen nach § 15 VOB/B
- Nachweise für angelieferte Stoffe, wenn diese mit abgerechnet werden
- Ausweis des Umsatzsteueranteils beziehungsweise Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- kumulierte Darstellung, wenn kumulierte Abrechnung vereinbart ist
Der letzte Punkt ist ein häufiger Rückweisungsgrund: Wenn kumulierte Abrechnung vereinbart wurde und die Rechnung nicht kumuliert gestellt ist, geht sie zurück, und die Frist beginnt neu.
Welche Einbehalte zulässig sind
Nach § 16 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 VOB/B kann der Auftraggeber Gegenforderungen einbehalten, etwa wegen vertragswidriger Leistungen oder verspäteter Fertigstellung. Weil die Abschlagszahlung selbst vorläufig ist, ist auch dieser Einbehalt vorläufig; eine endgültige Aufrechnungswirkung tritt nicht ein.
Darüber hinaus sind nur solche Einbehalte zulässig, die im Vertrag vorgesehen sind oder sich aus dem Gesetz ergeben. Vertraglich häufig ist der Sicherheitseinbehalt nach § 17 Abs. 7 Satz 2 VOB/B. Gesetzlich kommen die Einrede des nicht erfüllten Vertrages nach § 320 BGB und das Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB in Betracht, praktisch meist im Zusammenhang mit einem Nachbesserungsanspruch nach § 4 Abs. 7 VOB/B.
Was daraus folgt: Ein Einbehalt ohne benannten Grund ist kein zulässiger Einbehalt. Fordern Sie die Begründung schriftlich an. Häufig löst sich ein erheblicher Teil der Kürzung an dieser Stelle bereits auf, weil sich der Auftraggeber auf eine konkrete Position festlegen muss.
Ein Skontoabzug ist nach § 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B nur zulässig, wenn er vereinbart wurde, und zwar mit Höhe und Zahlungsfrist. Die Skontofrist beginnt mit Zugang der prüffähigen Rechnung. Für die Rechtzeitigkeit kommt es darauf an, dass der Auftraggeber den Überweisungsauftrag innerhalb der Frist erteilt und das Konto gedeckt ist, nicht auf den Eingang bei Ihnen.
Vorgehen bei Zahlungsverzug
Der Ablauf ist in § 16 Abs. 5 VOB/B geregelt und funktioniert in drei Schritten.
Schritt eins: Fälligkeit feststellen. 21 Tage ab Zugang der prüfbaren Aufstellung. Ohne dokumentierten Zugang können Sie den Fristbeginn nicht beweisen.
Schritt zwei: Nachfrist setzen. Voraussetzung für den Verzug ist eine angemessene Nachfrist, in der Regel sechs bis sieben Werktage. Sie ist ausnahmsweise entbehrlich, wenn der Auftraggeber die Zahlung ernstlich verweigert.
Schritt drei: Rechtsfolgen. Zahlt der Auftraggeber auch innerhalb der Nachfrist nicht, kann der Auftragnehmer nach § 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B die Leistungen bis zur Zahlung einstellen. Daneben entstehen Verzugszinsen nach den Sätzen des § 288 BGB, bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen nach dem erhöhten Satz des § 288 Abs. 2 BGB. Weitergehende Verzugsschäden, etwa Zinsen für einen höher verzinslichen Bankkredit, sind gesondert nachzuweisen.
Zur Leistungseinstellung ein Wort aus der Praxis: Sie ist ein scharfes Mittel und beschädigt das Verhältnis zum Auftraggeber dauerhaft. Bei öffentlichen Auftraggebern und bei Generalunternehmern, mit denen Sie weiterarbeiten wollen, ist der Weg über eine belastbare, terminierte schriftliche Aufforderung meist wirksamer. Wichtig ist, dass die Voraussetzungen dokumentiert vorliegen, auch wenn Sie das Recht nicht ausüben.
Und ein Detail, das Geld kostet: Der Verzug mit einer Abschlagszahlung endet, sobald der Auftragnehmer die Schlussrechnung erteilt hat. Der Anspruch auf Abschlagszahlung ist nur vorläufig und geht in der Schlussabrechnung auf. Wer eine strittige Abschlagsforderung durchsetzen will, sollte das also nicht bis nach der Schlussrechnung aufschieben.
Unterschied VOB/B und BGB-Werkvertrag
Beim BGB-Bauvertrag richtet sich der Anspruch auf Abschlagszahlungen nach § 632a BGB. Die Systematik ist ähnlich, die Fristen unterscheiden sich: Für die Abschlagsrechnung wird im BGB regelmäßig von 30 Tagen ausgegangen, während die VOB/B 21 Tage vorsieht. Für den Verzug gelten die allgemeinen Regeln der §§ 286 ff. BGB.
Praktisch bedeutet das: Prüfen Sie zuerst, welches Regime Ihr Vertrag vorsieht, bevor Sie Fristen berechnen. Die Annahme, es gelte automatisch die VOB/B, ist bei privaten Auftraggebern häufig falsch.
Warum zügige Abrechnung mehr bringt als jede Mahnung
Eine Mahnung wirkt auf eine Forderung, die bereits alt ist. Die Frequenz der Abrechnung wirkt darauf, ob die Forderung überhaupt alt wird.
Rechnen Sie es für Ihren Betrieb einmal durch: Nehmen Sie das durchschnittliche monatliche Bauvolumen einer laufenden Baustelle, multiplizieren Sie es mit Ihrem Kontokorrentzinssatz und teilen Sie das Ergebnis auf die Tage. Jeder Tag, den eine Abschlagsrechnung früher rausgeht, ist dieser Betrag. Bei zwei zusätzlichen Abrechnungszyklen pro Baustelle und Jahr summiert sich das auf eine Größenordnung, die den Aufwand für die Abrechnung in der Regel deutlich übersteigt.
Der zweite, oft größere Effekt: Wer monatlich abrechnet, muss monatlich aufmessen. Wer monatlich aufmisst, findet Mehrmengen und Erschwernisse, solange sie noch sichtbar sind. Wer erst am Bauende abrechnet, sucht sie in Fotos.
Praxisbeispiel
Erdbau, Baugrube für ein Gewerbeobjekt. Der Bodenaustausch fällt umfangreicher aus als im Leistungsverzeichnis vorgesehen, weil der angetroffene Boden nicht tragfähig ist. Die Mehrmenge wird im Bautagebuch vermerkt, aber nicht in die laufende Abschlagsrechnung übernommen, weil man sie „am Ende sauber klärt“.
Am Bauende ist die Grube verfüllt. Die Mehrmenge lässt sich nur noch aus Lieferscheinen und Fotos rekonstruieren, und der Auftraggeber bestreitet den Umfang. Die Diskussion dauert Monate.
Wäre dieselbe Menge in der laufenden Abschlagsrechnung erschienen, hätte der Auftraggeber sie prüfen müssen, solange die Sohle offen war. Er hätte sie kürzen können, aber er hätte es damals begründen müssen, mit Zugriff auf denselben Sachverhalt. Der Zeitpunkt entscheidet hier mehr als das Argument.
Häufige Fragen
Kann der Auftraggeber die Abschlagszahlung wegen kleiner Mängel komplett verweigern? Ein Zurückbehaltungsrecht besteht in Höhe des Nachbesserungsaufwands, nicht pauschal in voller Höhe. Der Einbehalt muss der Höhe nach begründet sein.
Muss ich für die Abschlagsrechnung ein gemeinsames Aufmaß machen? § 14 Abs. 2 VOB/B verlangt, die Feststellungen dem Fortgang der Leistungen entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. Für Leistungen, die später nur schwer feststellbar sind, sind gemeinsame Feststellungen rechtzeitig zu beantragen.
Was gilt, wenn der Vertrag einen Zahlungsplan enthält? Dann gelten die vereinbarten Zeitpunkte. Ein Zahlungsplan verdrängt die Regel der möglichst kurzen Zeitabstände.
Dieser Beitrag beschreibt abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine anwaltliche Beratung.
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