Inhalt dieses Beitrags
Der Auftraggeber hat die Rechnung zurückgeschickt. Im Begleitschreiben steht, sie sei nicht prüfbar, mehr nicht. Die Leistung ist erbracht, abgenommen, und trotzdem läuft keine Zahlungsfrist.
Das ist die häufigste Konstellation, in der Bauunternehmen bei uns anrufen. Dieser Beitrag zeigt, was „prüfbar“ tatsächlich verlangt, wann die Rüge trägt und wann nicht, und was Sie vor dem nächsten Versand abhaken sollten.
Kurz gefasst
Prüfbar ist eine Rechnung nach § 14 Abs. 1 VOB/B, wenn sie übersichtlich aufgestellt ist, die Reihenfolge der Posten des Vertrags einhält, die dort verwendeten Bezeichnungen übernimmt und die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und anderen Belege beigefügt sind. Prüfbarkeit ist Fälligkeitsvoraussetzung: Ohne sie wird die Forderung nicht fällig, und ohne Fälligkeit gibt es keinen Verzug und keine Zinsen.
Was „prüfbar“ bedeutet und was nicht
Prüfbarkeit ist kein objektiver Maßstab. Sie richtet sich nach dem Informations- und Kontrollinteresse des Auftraggebers und danach, was er selbst oder die von ihm eingesetzten Fachleute nachvollziehen können. Ein kommunaler Auftraggeber mit eigenem Tiefbauamt und beauftragter Objektüberwachung braucht weniger Erläuterung als ein privater Bauherr ohne Fachberatung. Auch die Vertragsart spielt eine Rolle: Beim Einheitspreisvertrag steht die Mengenfeststellung im Mittelpunkt, beim Pauschalvertrag die Zuordnung zum vereinbarten Leistungssoll.
Daraus folgt zweierlei. Erstens: Die Anforderungen sind verhandelbar, und man sollte sie zu Beginn der Baustelle verhandeln, nicht am Ende. Zweitens: „Nicht prüfbar“ ist kein Zauberwort. Wer es benutzt, muss sagen, was konkret fehlt.
Was Prüfbarkeit ausdrücklich nicht bedeutet: dass der Auftraggeber die abgerechnete Menge oder den Anspruch anerkennt. Eine Rechnung kann vollständig prüfbar und in der Sache trotzdem streitig sein. Das sind zwei getrennte Ebenen, und sie werden in der Praxis ständig vermischt, meist zum Nachteil des Auftragnehmers, der auf eine Prüfbarkeitsrüge inhaltlich antwortet, statt zuerst zu klären, was formal beanstandet wird.
Die Pflichtbestandteile nach § 14 VOB/B
Übersichtliche Aufstellung, Reihenfolge, Bezeichnungen. § 14 Abs. 1 Satz 2 VOB/B verlangt, die Rechnung übersichtlich aufzustellen, dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Praktisch heißt das: gleiche Positionsnummern, gleiche Kurztexte, gleiche Einheiten wie im Leistungsverzeichnis. Es heißt nicht, dass jede nicht ausgeführte Position mit Null aufgeführt werden muss. Üblich und übersichtlicher ist, nur die abgerechneten Positionen zu zeigen.
Die Rechtsprechung ist an diesem Punkt weniger streng, als der Wortlaut klingt: Wird die Prüfung durch eine abweichende Reihenfolge nicht wesentlich erschwert, steht das der Prüfbarkeit nicht entgegen. Verlassen sollte man sich darauf nicht.
Beizufügende Unterlagen. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 VOB/B sind die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und anderen Belege beizufügen. In der Praxis sind das:
- Aufmaßblätter, möglichst gemeinsam festgestellt
- Mengenberechnungen, in denen jedes Maß dem Aufmaßblatt oder dem Abrechnungsplan direkt zu entnehmen ist
- Abrechnungspläne bei allem, was sich zeichnerisch besser erklärt als tabellarisch
- Stundenlohnzettel für Leistungen nach § 15 VOB/B
- Wiege- und Lieferscheine, Entsorgungsnachweise, Prüfzeugnisse, soweit für die Position erforderlich
Zwei Punkte werden häufig übersehen. Unterlagen, die dem Auftraggeber ohnehin vorliegen, müssen in der Regel nicht nochmals eingereicht werden. Und: Die Bereitstellung der Unterlagen zur Einsichtnahme im eigenen Büro genügt nicht. Sie müssen mit der Rechnung gehen.
Gemeinsame Feststellungen. § 14 Abs. 2 VOB/B verlangt, die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen dem Fortgang der Leistungen entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. Für Leistungen, die bei Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar sind, muss der Auftragnehmer rechtzeitig gemeinsame Feststellungen beantragen. Wer den Graben verfüllt, ohne die Feststellung beantragt zu haben, trägt das Nachweisrisiko allein.
Formalien nach Umsatzsteuerrecht. Neben der VOB/B gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format nach der europäischen Normenreihe EN 16931 empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung greift gestaffelt in den Folgejahren. Für die Prüfbarkeit im Sinne der VOB/B ist das ohne Belang, für die Zahlung nicht: Eine steuerlich unvollständige Rechnung wird ebenso zurückgehen.
Die Fristen im Überblick
| Vorgang | Regelung | Frist |
|---|---|---|
| Fälligkeit Abschlagszahlung | § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B | 21 Tage nach Zugang der Aufstellung |
| Fälligkeit Schlusszahlung | § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B | spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung |
| Verlängerte Frist Schlusszahlung | § 16 Abs. 3 Nr. 1 Satz 2 VOB/B | höchstens 60 Tage, nur bei ausdrücklicher Vereinbarung und sachlicher Rechtfertigung |
| Einreichung Schlussrechnung | § 14 Abs. 3 VOB/B | bei Ausführungsfrist bis 3 Monate: 12 Werktage nach Fertigstellung, je weitere 3 Monate Ausführungsfrist plus 6 Werktage |
| Prüffähigkeitsfiktion BGB-Vertrag | § 650g Abs. 4 Satz 3 BGB | Rechnung gilt als prüffähig, wenn nicht binnen 30 Tagen begründete Einwendungen erhoben werden |
Beide Voraussetzungen für die 60-Tage-Frist müssen zusammen vorliegen. Eine Klausel in den Vertragsbedingungen des Auftraggebers, die pauschal 60 Tage vorsieht, ohne dass die besondere Natur der Vereinbarung das rechtfertigt, trägt nicht.
Der teure Effekt: keine Prüfbarkeit, keine Fälligkeit
Die prüfbare Abrechnung ist Voraussetzung für die Fälligkeit. Solange sie fehlt, wird die Forderung nicht fällig. Ohne Fälligkeit kein Verzug, ohne Verzug keine Verzugszinsen und kein Leistungsverweigerungsrecht.
Ist die Rechnung dagegen prüfbar und die Frist abgelaufen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Nachfrist setzen, in der Regel sechs bis sieben Werktage. Zahlt der Auftraggeber auch dann nicht, entstehen Verzugszinsen nach den Sätzen des § 288 BGB, bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen nach dem erhöhten Satz des § 288 Abs. 2 BGB. Nach § 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B kann der Auftragnehmer seine Leistungen bis zur Zahlung einstellen. Weitergehende Verzugsschäden, etwa höhere Kreditkosten, sind gesondert nachzuweisen.
Der Unterschied zwischen einer prüfbaren und einer nicht prüfbaren Rechnung ist also nicht nur die Zahlung. Es ist der Unterschied zwischen einer Position, aus der Sie Druck aufbauen können, und einer, bei der Sie warten.
Wann die Rüge berechtigt ist und wann nicht
Berechtigt ist eine Zurückweisung typischerweise bei groben Fehlern:
- falscher oder fehlender Auftraggeber
- Positionsnummern fehlen, sind falsch oder nicht zuzuordnen
- Aufmaßunterlagen fehlen vollständig
- pauschale Abrechnung, obwohl ein Einheitspreisvertrag vorliegt
- nicht kumulierte Abschlagsrechnung, obwohl kumuliert vereinbart war
Nicht berechtigt ist die Zurückweisung der gesamten Rechnung, wenn nur einzelne Positionen nicht nachvollziehbar sind. Dann sind diese Positionen zu streichen oder zurückzustellen, der Rest bleibt prüfbar und fällig.
Und der Punkt, den viele Auftragnehmer nicht kennen: Werden Einwendungen gegen die Prüfbarkeit unter Angabe der Gründe nicht bis zum Ablauf der Frist des § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B erhoben, kann der Auftraggeber sich auf die fehlende Prüfbarkeit nicht mehr berufen. Eine pauschale Rüge ohne Begründung ist keine Rüge unter Angabe der Gründe. Wenn Sie also nach 45 Tagen einen Zweizeiler bekommen, in dem „nicht prüfbar“ steht, lohnt der Blick ins Fristenprotokoll, bevor Sie anfangen, Unterlagen nachzuliefern.
Im BGB-Bauvertrag gilt Vergleichbares: Nach § 650g Abs. 4 Satz 3 BGB gilt die Schlussrechnung als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhoben hat.
Checkliste vor dem Versand
- Rechnungsart eindeutig bezeichnet, Abschlags- oder Schlussrechnung
- Vertragsparteien, Bauvorhaben, Leistungszeitraum, Datum vollständig
- Positionsnummern und Kurztexte wörtlich aus dem Leistungsverzeichnis
- Reihenfolge der Posten eingehalten
- Menge mal Einheitspreis gleich Einzelbetrag, Rechenweg sichtbar
- Jede Menge auf ein Aufmaßblatt oder einen Abrechnungsplan rückführbar, ohne übersprungene Rechenschritte
- Nachträge als eigene Positionen mit Bezug auf die Nachtragsvereinbarung
- Stundenlohnzettel gegengezeichnet oder Rückgabefrist dokumentiert
- Vereinnahmte Abschlagszahlungen abgesetzt, Gesamtsaldo gebildet
- Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen beziehungsweise Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Nachweisunterlagen tatsächlich beigefügt, nicht nur erwähnt
- Zugang dokumentiert, damit die Frist beweisbar läuft
Der letzte Punkt kostet zwei Minuten und entscheidet im Streitfall alles. Ohne Zugangsnachweis gibt es keinen Fristbeginn, den Sie belegen können.
Praxisbeispiel
Ein Muster, das im Rohbau regelmäßig auftritt: Die Schlussrechnung ist inhaltlich richtig gerechnet, aber die Mengenberechnung zeigt nur Endsummen je Position. Die Aufmaßblätter liegen bei, sind aber nach Bauabschnitten sortiert, die Rechnung nach Positionen. Der Prüfer müsste für jede Position sämtliche Blätter durchsuchen.
Formal ist das angreifbar, sachlich ist nichts falsch. Die Rechnung geht zurück, sechs Wochen sind verloren, und das Verhältnis zur Objektüberwachung ist beschädigt.
Der Aufwand, das zu vermeiden, liegt bei wenigen Stunden: Mengenberechnung je Position mit Verweis auf Blattnummer und Zeile, Aufmaßblätter durchnummeriert, ein Deckblatt mit Zuordnungstabelle. Danach findet der Prüfer jede Zahl in zwei Schritten. Die Menge ist dieselbe. Der Zahlungszeitpunkt nicht.
Häufige Fragen
Muss ich auf eine pauschale Prüfbarkeitsrüge Unterlagen nachliefern? Zuerst sollten Sie den Auftraggeber auffordern, konkret zu benennen, was fehlt, und prüfen, ob die Frist nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B bereits abgelaufen war. Danach liefern Sie gezielt nach, nicht vorsorglich alles.
Gilt § 14 VOB/B auch für Abschlagsrechnungen? Ja. Die Anforderungen an die Prüfbarkeit gelten entsprechend, sind aber geringer, weil die Abschlagsrechnung vorläufigen Charakter hat.
Was passiert, wenn ich gar keine prüfbare Rechnung einreiche? Nach § 14 Abs. 4 VOB/B kann der Auftraggeber nach fruchtlosem Ablauf einer angemessenen Frist die Rechnung selbst auf Ihre Kosten aufstellen. Erwartungsgemäß fällt sie dann nicht zu Ihren Gunsten aus.
Dieser Beitrag beschreibt abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine anwaltliche Beratung. Bei bereits streitigen Forderungen sollten Sie einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht einbeziehen.
Ihre Rechnung wurde als nicht prüfbar zurückgewiesen?
Senden Sie uns die Rechnung und die Rüge des Auftraggebers. Wir sagen Ihnen innerhalb weniger Werktage, was tatsächlich fehlt und ob die Rüge überhaupt noch fristgerecht war.
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