Inhalt dieses Beitrags
- 1. Die Basis für jeden Nachtrag: Standardisierter Aufbau
- 2. Formale Vollständigkeit der Rahmendaten
- 3. Übergeordnete Nachtragsbegründung
- 4. Ein Prüfleitfaden für den Nachtragsprüfer
- 5. Nachtragskalkulation nachvollziehbar herleiten
- 6. Die richtigen Nachweise und Belege
- Zusammenfassung: So entsteht ein überzeugender Nachtrag
Seit einigen Wochen laufen die Bauarbeiten für ein neues, mehrgeschossiges Parkhaus. Dafür muss ein alter Parkplatz zurückgebaut werden. Die Asphaltdecke wurde bereits entfernt, nun wird der darunterliegende Boden ausgehoben. Dabei werden alte Betonfundamente und verfüllte Schächte entdeckt, deren Rückbau im Leistungsverzeichnis nicht beschrieben ist. Nach entsprechenden Mehrkostenanzeigen reichen Sie Ihren ersten Nachtrag zur zeitnahen Prüfung und Beauftragung ein. Doch der Auftraggeber fordert fehlende Nachweise, Erläuterungen zum Sachverhalt oder weitere Belege nach. Mitunter weist der Nachtragsprüfer des Auftraggebers einzelne Positionen oder sogar den gesamten Nachtrag pauschal zurück. Das sorgt für Ärger und bindet erneut die Kapazitäten Ihrer Bauleiter, Projektleiter oder Nachtragsersteller. Ihr Nachtrag steckt fest – und mit ihm die Vergütung Ihrer Leistungen.
Die folgenden sechs Bausteine helfen Ihnen in der effizienten Nachtragsbearbeitung und verringern die Wahrscheinlichkeit von Rückfragen, Nachforderungen oder Einwänden.
1. Die Basis für jeden Nachtrag: Standardisierter Aufbau
Wenn jeder Bauleiter, Projektleiter oder Nachtragsersteller Nachträge nach eigenen Vorlieben erstellt, fehlt eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Ein standardisierter Nachtragsaufbau (gegebenenfalls nach den Auftraggebervorgaben) schafft diese Grundlage und erleichtert die interne Bearbeitung. Darauf aufbauende Leitfäden und Vorlagen unterstützen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Übernahme laufender Nachträge.
Beispiel: Die Urlaubsvertretung soll eine Rückfrage zum Fundamentrückbau beantworten. Dank des einheitlichen Aufbaus findet sie Begründung, Kalkulation und Nachweise an den gewohnten Stellen. Sie kann Rückfragen schneller beantworten, Nachtragsverhandlungen vorbereiten und den Nachtrag nach demselben Standard weiterbearbeiten.
Insbesondere auf der Auftraggeberseite schafft der vertraute Aufbau Orientierung und zeigt dem Nachtragsprüfer, was ihn erwartet. Gute Erfahrungen können eine positive Erwartungshaltung fördern und die weitere Nachtragsbearbeitung erleichtern und beschleunigen.
2. Formale Vollständigkeit der Rahmendaten
Gerade bei Großkonzernen sind Bestellnummern, Vertragsnummern, Auftragsnummern oder Projektnummern für die Zuordnung entscheidend. Schon eine fehlende Nummer kann eine Überarbeitung des Anschreibens erfordern, bevor die inhaltliche Prüfung überhaupt begonnen hat. Das kostet wieder Zeit und bindet Kapazitäten.
Klären Sie deshalb vorab, welche Nummern und weiteren Rahmendaten der Auftraggeber im Anschreiben erwartet. Nehmen Sie alle relevanten Angaben beider Vertragsparteien vollständig auf. Ergänzen Sie Projektbezeichnung, Ansprechpartner, Nachtragstitel, laufende Nachtragsnummer, Angebotssumme, Datum und die vorgesehenen Unterschriften.
Beispiel: Für den Parkplatzrückbau und den Parkhausneubau bestehen unterschiedliche Bestellungen. Das Anschreiben zum Fundamentrückbau enthält deshalb neben der Projektnummer auch die zutreffende Bestellnummer. Der Nachtrag lässt sich dadurch ohne zusätzliche Rückfrage dem richtigen Auftrag zuordnen.
Das erleichtert die Zuordnung, reduziert Nacharbeiten und ermöglicht einen zügigen Einstieg in die Nachtragsprüfung.
3. Übergeordnete Nachtragsbegründung
Gerade bei Großprojekten ist der Nachtragsprüfer häufig nicht selbst auf der Baustelle. Möglicherweise erfährt er erst durch Ihren Nachtrag, was vor Ort passiert ist. Die übergeordnete Nachtragsbegründung sollte ihm deshalb einen verständlichen Einstieg in den gesamten Sachverhalt ermöglichen.
Die Hintergründe sollten so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich dargestellt werden. Die übergeordnete Darstellung der Soll-/Ist-Abweichung erläutert den Nachtrag insgesamt, während Details in den jeweiligen Nachtragspositionen konkretisiert werden können.
Screenshots aus dem Vertragsleistungsverzeichnis oder der Baubeschreibung veranschaulichen das Bau-Soll. Auch eine kurze Gegenüberstellung von Entwurfsplanung und Ausführungsplanung kann die Änderung verdeutlichen. Die entscheidenden Stellen sollten markiert und die jeweiligen Fundstellen angegeben werden.
Gerade bei knappen Kapazitäten helfen passende Satzbausteine oder die Erstellung eines ersten Entwurfs mithilfe eines KI-Assistenten. Exklusiv-Tipp: Absolut empfehlenswert ist hierbei die Erfassung des individuellen Sachverhalts mittels Spracheingabe, wobei die KI auf eine hinterlegte Formulierungsvorlage zurückgreifen kann. Dies ermöglicht eine extrem effiziente Erstellung der Nachtragsbegründung.
Beispiel: Eine übergeordnete Nachtragsbegründung inklusive Hintergrunddarstellung könnte wie folgt aussehen:
Das Bauvorhaben umfasst den Neubau eines mehrgeschossigen Parkhauses auf einem bestehenden Parkplatz. Die LV-Titel „Rückbauarbeiten“ und „Erdarbeiten“ erfassen den Asphaltabbruch sowie das Lösen und Lagern des Bodens. Beim Aushub wurden jedoch am XX.YY.ZZZZ unterirdische Betonfundamente entdeckt. Deren Rückbau ist weder im Leistungsverzeichnis, in der Baubeschreibung noch in den weiteren vertraglichen Projektunterlagen beschrieben. Auch die Bestandspläne zeigen diese Fundamente nicht, wie die beigefügten Planausschnitte verdeutlichen.
Für den zusätzlichen Fundamentrückbau erhielt die Projektleitung noch am Tag der Entdeckung eine Mehrkostenanzeige (siehe Anlage XY). Diese ordnete den Rückbau zunächst mündlich an und bestätigte die Anordnung (siehe Anordnung vom XX.YY.ZZZZ; Anlage XY) anschließend schriftlich.
4. Ein Prüfleitfaden für den Nachtragsprüfer
Je nach Projekt und Zuständigkeit erstellt der Auftraggeber oder der Auftragnehmer das Nachtragsleistungsverzeichnis. Wie im Vertragsleistungsverzeichnis beschreibt der Langtext zunächst die jeweilige Leistung. Darunter kann ein ergänzender Absatz die Position begründen und Belegverweise benennen. Ist das vom Auftraggeber übergebene Nachtragsleistungsverzeichnis nicht bearbeitbar, bietet sich ein separates Begleitdokument an. Darin können konkretisierende Begründungen und Verweise eindeutig den jeweiligen Nachtragspositionen zugeordnet werden. Konkrete Angaben zur Anlagennummer und Seite führen von dort direkt zu den ergänzenden Unterlagen.
Beispiel: Unter der Nachtragsposition „Rückbau unterirdischer Betonfundamente“ steht ein ergänzender Hinweis: „Fundamentabmessungen und Fotodokumentation siehe Anlage XY, Seite 5.“ Der Prüfer gelangt damit unmittelbar von der angebotenen Leistung zu den passenden Unterlagen.
Das reduziert den Suchaufwand erheblich, vermeidet unnötige Rückfragen und beschleunigt die Prüfung.
5. Nachtragskalkulation nachvollziehbar herleiten
Welche Kalkulationsgrundlage für Ihren Nachtrag gilt, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Ist die Auftragskalkulation maßgeblich, muss der Zusammenhang zu deren Ansätzen im Nachtrag erkennbar sein. Verweise auf vergleichbare Vertragspositionen und zugehörige Kalkulationsauszüge machen die Herleitung transparent.
Das betrifft beispielsweise Leistungsansätze, Lohnsätze, Gerätekosten, Materialpreise und die vereinbarten Zuschläge. Änderungen gegenüber diesen Ansätzen sollten anhand der konkreten Ausführungsbedingungen erläutert werden. Beim Fundamentrückbau kann beispielsweise zusätzlicher Geräteeinsatz den Preis gegenüber einer vergleichbaren Vertragsposition erhöhen.
Beispiel: Eine vergleichbare Vertragsposition für Betonabbruch enthält bereits Lohn- und Baggerkosten. In der Nachtragskalkulation werden diese Ansätze entsprechend der vereinbarten Kalkulationsgrundlage übernommen. Die Kalkulation des zusätzlich benötigten Hydraulikhammers wird mit der vorgefundenen Bewehrung begründet.
Eine Gegenüberstellung macht die übernommenen Ansätze sowie den zusätzlichen oder entfallenden Aufwand nachvollziehbar.
Das erleichtert die Preisprüfung und reduziert Rückfragen zu den angesetzten Kosten und Leistungsansätzen.
6. Die richtigen Nachweise und Belege
Wer Mehrvergütung verlangt, muss grundsätzlich Anspruchsgrund und Forderungshöhe nachvollziehbar darlegen. Je nach Anspruchsgrundlage gehören dazu dokumentierte Anordnungen und erforderliche Mehrkostenanzeigen. Ergänzend können Gegenüberstellungen von Entwurfs- und Ausführungsplanung die Abweichung vom vereinbarten Leistungsumfang verdeutlichen.
Die zusätzliche Leistung selbst lässt sich beispielsweise durch Fotos, Aufmaße, Bautagesberichte oder Rechnungen belegen. Bei Einheitspreispositionen im Nachtrag können zunächst ausgewählte Belege die angebotenen Mengen plausibilisieren. Im Zuge der späteren Rechnungsstellung sind die Mengen dann durch prüfbare Aufmaße und entsprechende Belege nachzuweisen. Bei Pauschalpositionen sind die preisbildenden Mengen und Leistungsbestandteile bereits im Nachtrag vollständig darzustellen.
Wie beim Nachtragsleistungsverzeichnis beschrieben, ist auch hier die eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Position entscheidend. Konkrete Anlagen- und Seitenangaben machen die Belege direkt auffindbar. Das reduziert Rückfragen und Nachforderungen und erleichtert eine zügige Prüfung.
Beispiel: Die dokumentierte Rückbauanordnung ist als Anlage XY beigefügt. Fotos der freigelegten Fundamente und ein Aufmaß mit Abmessungen stehen in Anlage XY. Der Bautagesbericht (siehe Anlage XY) dokumentiert ergänzend, wann und wo die Fundamente angetroffen wurden.
Zusammenfassung: So entsteht ein überzeugender Nachtrag
Ein guter Nachtrag führt verständlich vom Sachverhalt über die Preisermittlung bis zum passenden Beleg. Ein standardisierter Aufbau schafft Orientierung und berücksichtigt die Vorgaben des Auftraggebers. Das Anschreiben enthält alle relevanten Rahmendaten, während die übergeordnete Nachtragsbegründung in den Sachverhalt einführt. Das Nachtragsleistungsverzeichnis enthält klare Leistungsbeschreibungen, konkretisierende Begründungen und eindeutige Belegverweise. Eine detaillierte Nachtragskalkulation erläutert die Preisermittlung nachvollziehbar und begründet die einzelnen Ansätze. Geordnete Anlagen und passend zugeordnete Nachweise erleichtern die Prüfung und reduzieren vermeidbare Rückfragen. Das bedeutet für Sie weniger Nacharbeit und weniger gebundene Kapazitäten. Damit steigen die Chancen auf eine zeitnahe Nachtragsverhandlung, eine anschließende schnelle Beauftragung und eine entsprechend zügige Vergütung.
Dieser Beitrag beschreibt abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine anwaltliche Beratung.
Ihr Nachtrag steckt fest?
Senden Sie uns das Nachtragsangebot und die Rückfragen oder die Ablehnung des Auftraggebers. Wir prüfen Aufbau, Begründung, Kalkulation und Belege und sagen Ihnen, wo nachgebessert werden muss.
Nachtragsprüfung anfragen