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Im Postfach liegt eine Datei mit der Endung .x83 oder .d81. Outlook kennt sie nicht, Excel öffnet sie nicht sinnvoll, und in der Ausschreibung steht, dass das Angebot im selben Format zurückkommen soll.
Dieser Beitrag ordnet die Formate, erklärt die Phasen und sagt, worauf es für die spätere Abrechnung ankommt.
Kurz gefasst
GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Der GAEB-Datenaustausch ist der deutsche Standard für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnis-, Angebots- und Abrechnungsdaten. Eine GAEB-Datei heißt immer nach dem Schema Buchstabe plus Zahl: Der Buchstabe bezeichnet die Version des Standards, die Zahl die Austauschphase.
Die drei Standardversionen
| Kennung | Standard | Merkmale |
|---|---|---|
| D | GAEB 90 | ältestes Format, feste Satzstruktur, eingeschränkte Textformatierung, in der Praxis rückläufig |
| P | GAEB DA 2000 | erweiterte Preisstufen, Langtexte mit Formatierung |
| X | GAEB DA XML | aktueller Standard, XML-basiert, gute Integration in AVA-, ERP- und BIM-Systeme |
Inhaltlich beschreiben die drei Versionen dieselben Phasen. Eine .d83 und eine .x83 enthalten funktional dasselbe, nur technisch unterschiedlich verpackt. Wer heute noch D-Dateien erhält, arbeitet mit einem Auftraggeber, dessen AVA-Software eine Generation zurückliegt. Ein Grund zur Sorge ist das nicht, ein Grund zur Vorsicht bei Umlauten und Sonderzeichen schon.
Die Austauschphasen
| Phase | Bedeutung | Wer erstellt, wer empfängt |
|---|---|---|
| 80 | LV-Katalog, Stamm-Leistungsverzeichnis | intern, als Mutter-LV |
| 81 | Leistungsverzeichnis, Leistungsbeschreibung | Planer an Auftraggeber |
| 82 | Kostenanschlag | Planer an Auftraggeber, Preise sind Schätzpreise |
| 83 | Angebotsaufforderung | Auftraggeber an Bieter |
| 84 | Angebotsabgabe | Bieter an Auftraggeber |
| 85 | Nebenangebot | Bieter an Auftraggeber |
| 86 | Zuschlag, Auftragserteilung | Auftraggeber an Auftragnehmer |
Die beiden Phasen, die Sie als ausführender Betrieb täglich sehen, sind 83 und 84. Die X83 kommt vom Auftraggeber und enthält das Leistungsverzeichnis ohne Preise. Die X84 geht von Ihnen zurück und enthält dieselbe Struktur, ergänzt um Ihre Einheitspreise. Ordnungszahlen, Mengen und Texte werden dabei unverändert übernommen. Merksatz: 83 kommt rein, 84 geht raus.
Für die Abrechnung sind zwei weitere Kennungen im XML-Standard wichtig:
- X31 für die Mengenermittlung. Über sie werden Aufmaß- und Mengendaten nach REB-Verfahren mit den Positionen des Leistungsverzeichnisses verknüpft. Eingeführt mit GAEB DA XML 3.2.
- X89 für die Rechnung auf Basis des aktuellen Aufmaßstands.
X89 wird in der Praxis selten genutzt, obwohl sie genau die Lücke schließt, an der die meiste Zeit verloren geht: den manuellen Übertrag von der Mengenermittlung in die Rechnung.
Womit sich die Dateien öffnen lassen
Jede gängige AVA- und Kalkulationssoftware liest alle GAEB-Formate. Wer keine hat, kommt mit einem GAEB-Viewer oder einem Konverter nach Excel weiter; mehrere Anbieter stellen dafür kostenfreie oder eingeschränkt nutzbare Werkzeuge bereit.
Der Umweg über Excel funktioniert für kleine Leistungsverzeichnisse und wird schnell unhandlich. Vor allem aber: Ein Angebot, das aus Excel heraus abgegeben wird, muss am Ende wieder als korrekte Datei der Phase 84 zurückgehen. Manche Konverter können das, manche nicht. Prüfen Sie das, bevor der Submissionstermin näherrückt.
Öffnen Sie eine GAEB-Datei nie in einem Texteditor und speichern Sie sie dort. Bei den D-Formaten hängt die Lesbarkeit an festen Satzlängen; eine einzige veränderte Zeile macht die Datei unbrauchbar.
Die häufigsten Importfehler
Falsche Phase geliefert. Sie exportieren eine 81 statt einer 84, und im Angebot fehlen die Preise. Oder umgekehrt: Sie geben eine Datei mit Preisen ab, wo keine hingehören.
Struktur verändert. Positionen ergänzt, gelöscht oder umsortiert. Die Datei geht dann zwar durch, das Angebot passt aber nicht mehr zum Leistungsverzeichnis des Auftraggebers und ist im Zweifel auszuschließen.
Zeichensatzprobleme. Umlaute und Sonderzeichen im alten D-Format. Aus Straßenbau wird Straßenbau in unlesbarer Form, und Langtexte brechen ab.
Versionskonflikt. Ihre Software exportiert DA XML in einer Version, die das System des Auftraggebers nicht liest. Fragen Sie im Zweifel nach der erwarteten Version, statt zu raten.
Nachträge im falschen Container. Nachtragspositionen gehören nicht als zusätzliche Zeilen in die Hauptdatei, sondern in die dafür vorgesehene Struktur, sonst kollidieren die Ordnungszahlen.
Was das für die Abrechnung bedeutet
Der Zusammenhang wird oft unterschätzt: Die Datei, die Sie in der Vergabephase bekommen, bestimmt die Struktur, in der Sie später abrechnen müssen.
§ 14 Abs. 1 Satz 2 VOB/B verlangt, die Rechnung übersichtlich aufzustellen, dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Wenn Sie das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei erhalten haben, ist die Antwort darauf, wie Ihre Rechnung zu gliedern ist, in dieser Datei bereits enthalten. Ordnungszahlen, Kurztexte, Einheiten, alles vorgegeben.
Daraus ergibt sich die effizienteste Arbeitsweise: Leistungsverzeichnis als GAEB importieren, Mengenermittlung nach REB daran koppeln, Rechnung aus derselben Datenbasis erzeugen. Wer stattdessen das Leistungsverzeichnis abtippt, produziert Abweichungen in Bezeichnung und Reihenfolge, und genau die werden bei der Prüfung beanstandet.
Und noch ein Punkt, den viele Betriebe verschenken: Die GAEB-Datei enthält die vom Auftraggeber vorgegebenen Vordersätze. Ein Abgleich der abgerechneten gegen die ausgeschriebenen Mengen ist damit eine Sache von Minuten. Wer diesen Abgleich laufend führt, erkennt Mengenabweichungen über zehn Prozent im Sinne von § 2 Abs. 3 VOB/B, während die Baustelle noch läuft, und nicht erst, wenn die Schlussrechnung geschrieben wird.
Praxisbeispiel
Kanalbau, kommunaler Auftraggeber. Das Leistungsverzeichnis kommt als X83 mit rund 180 Positionen. Der Betrieb importiert es, kalkuliert und gibt die X84 fristgerecht ab. Nach Zuschlag wird die Datei in die Abrechnung übernommen.
Während der Bauzeit werden die Aufmaße positionsweise erfasst und über die X31 an das Leistungsverzeichnis gekoppelt. Bei jeder Abschlagsrechnung zeigt der Soll-Ist-Abgleich, welche Positionen über den Vordersätzen liegen. Zwei Positionen überschreiten den Mengenansatz deutlich; die Preisanpassung nach § 2 Abs. 3 VOB/B wird verlangt, solange die Leistung noch läuft.
Derselbe Betrieb hätte bei manueller Führung dieselben Mengen abgerechnet. Die Mengenabweichung wäre aber erst am Bauende aufgefallen, und dann hätte er über einen Preis verhandelt, dessen Grundlage bereits verbaut ist.
Häufige Fragen
Muss ich mein Angebot zwingend als GAEB-Datei abgeben? Das gibt der Auftraggeber vor. Bei elektronischen Vergabeverfahren ist es der Regelfall. Der Bieter bestätigt in der Regel gesondert, dass er den Wortlaut der Urschrift des Leistungsverzeichnisses nicht verändert hat.
Darf ich Positionen im Leistungsverzeichnis ändern? Nein. Positionen sind vollzählig und in derselben Reihenfolge zu belassen. Änderungen führen im Vergabeverfahren regelmäßig zum Ausschluss.
Was ist der Unterschied zwischen GAEB und REB? GAEB regelt den Austausch der Leistungsverzeichnis- und Vergabedaten, REB die Mengenermittlung. Über die Kennung X31 greifen beide ineinander.
Dieser Beitrag beschreibt technische und abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine anwaltliche Beratung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden GAEB-Regelungen und die Vorgaben des Auftraggebers im konkreten Vergabeverfahren.
Ihre Abrechnung passt nicht zum Leistungsverzeichnis des Auftraggebers?
Senden Sie uns die GAEB-Datei und eine laufende Abrechnung. Wir gleichen beides ab und zeigen Ihnen, wo Struktur und Bezeichnungen auseinanderlaufen.
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