Inhalt dieses Beitrags
- Kurz gefasst
- Die drei Anlässe, bei denen ausgelagert wird
- Was ein externes Büro übernimmt
- Was im Haus bleiben muss
- Kostenmodelle im Vergleich
- Die Rechnung, die niemand aufmacht
- Datenübergabe und Zusammenarbeit mit dem AVA-System
- Scheinselbstständigkeit — die Frage, die jeder Kaufmann stellt
- Woran Sie ein seriöses Abrechnungsbüro erkennen
- Praxisbeispiel
- Häufige Fragen
Sie suchen jemanden, der die Abrechnung übernimmt. Meist nicht, weil das grundsätzlich eine gute Idee wäre, sondern weil gerade etwas nicht mehr aufgeht: Der Abrechner ist ausgefallen, drei Baustellen sind fertig und keine davon ist geschrieben, oder die Schlussrechnung liegt seit acht Wochen beim Auftraggeber und niemand im Haus hat Zeit, hinterherzugehen.
Dieser Text beantwortet die Fragen, die vor so einer Entscheidung stehen: Wann rechnet sich die Auslagerung, was kostet sie, was können Sie nicht abgeben, und woran erkennen Sie ein Büro, das die Baustelle kennt.
Kurz gefasst
Bauabrechnung auslagern bedeutet, dass ein externes Ingenieurbüro Aufmaß, Mengenermittlung, Rechnungsaufstellung und Nachtragsdokumentation übernimmt, während Bauleitung und Vertragsführung im Unternehmen bleiben. Es rechnet sich vor allem dann, wenn Rechnungen liegen bleiben: Jeder Monat, den eine prüfbare Schlussrechnung später beim Auftraggeber eingeht, verschiebt auch die Fälligkeit nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B um genau diesen Monat.
Die drei Anlässe, bei denen ausgelagert wird
Personalengpass. Der Abrechner ist krank, in Elternzeit oder gekündigt. Bauabrechnung ist eine Nischenqualifikation; die Stelle steht im Rhein-Main-Gebiet erfahrungsgemäß länger offen als eine Bauleiterstelle. Die Baustellen laufen trotzdem weiter, und mit ihnen laufen die Abrechnungsfristen.
Rückstand. Die Abrechnung ist nie ganz ausgefallen, sie ist nur immer die Aufgabe, die verschoben wird, wenn auf der Baustelle etwas brennt. Nach zwei, drei Monaten ist ein Rückstand entstanden, den das laufende Tagesgeschäft nicht mehr aufholt.
Sonderfall. Ein übernommenes Projekt, eine Kündigung mitten in der Bauzeit, eine bestrittene Menge im sechsstelligen Bereich, eine Betriebsprüfung. Solche Fälle brauchen Tiefe, nicht Routine, und binden intern genau die Person, die woanders gebraucht wird.
Die drei Anlässe führen zu unterschiedlichen Aufträgen. Beim Personalengpass geht es um Dauerbetrieb, beim Rückstand um ein Aufholprojekt mit klarem Ende, beim Sonderfall um eine einmalige, fachlich zugespitzte Aufgabe. Das sollte im Erstgespräch geklärt sein, weil es Umfang, Dauer und Preis bestimmt.
Was ein externes Büro übernimmt
Übernommen werden können in der Regel:
- Aufmaß und Mengenermittlung, örtlich oder aus Plänen, im Tief- und Straßenbau digital nach REB-Verfahren
- Aufstellung der Abschlags- und Schlussrechnungen nach § 14 VOB/B, gegliedert nach den Positionen des Leistungsverzeichnisses
- Zusammenstellung der Nachweise: Mengenberechnungen, Abrechnungspläne, Stundenlohnzettel, Lieferscheine
- Aufbereitung und Bewertung von Nachträgen nach § 2 Abs. 5 und Abs. 6 VOB/B einschließlich der Preisermittlung
- Prüfung von Rechnungskürzungen und Formulierung der sachlichen Erwiderung
- Nachverfolgung von Prüffristen und Zahlungseingängen
Was im Haus bleiben muss
Ehrlicherweise nicht wenig, und das ist der Teil, den kein Dienstleister wegverspricht.
Im Unternehmen bleiben die Vertragsführung, die Anordnungslage auf der Baustelle und die kaufmännische Entscheidung. Wer einen Nachtrag stellt, welchen Preis das Unternehmen verlangt und ob eine Kürzung akzeptiert oder bestritten wird, entscheidet die Geschäftsführung, nicht das Abrechnungsbüro. Auch die Baustellendokumentation entsteht draußen: Bautagebuch, Fotos, Behinderungsanzeigen. Ein externes Büro kann strukturieren, erinnern und Vorlagen liefern. Schreiben muss sie der Polier oder der Bauleiter.
Wer diese Grenze nicht zieht, bekommt am Ende eine gut sortierte Rechnung über eine schlecht dokumentierte Baustelle.
Kostenmodelle im Vergleich
| Modell | Wie es funktioniert | Passt bei | Risiko |
|---|---|---|---|
| Stundensatz | Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand | unklarer Umfang, laufende Unterstützung | Kosten steigen mit der Unordnung in den Unterlagen |
| Pauschale je Projekt | Festpreis für eine definierte Abrechnung | abgegrenzte Baustelle, vorhandene Unterlagen | Nachträge und Streitfälle sind meist nicht enthalten |
| Erfolgsbeteiligung | Vergütung als Anteil am durchgesetzten Mehrbetrag | strittige Nachträge, gekürzte Schlussrechnungen | Nur sinnvoll, wenn ein bezifferbarer Streitwert existiert |
Wir arbeiten überwiegend erfolgsbasiert, weil das Interesse dann auf beiden Seiten gleich liegt. Die konkreten Sätze hängen von Gewerk, Volumen und Zustand der Unterlagen ab.
Die Rechnung, die niemand aufmacht
Die meisten Unternehmen vergleichen die Kosten eines externen Büros mit dem Gehalt eines internen Abrechners. Das ist die falsche Gegenüberstellung. Die richtige lautet: Was kostet es, dass die Rechnung später gestellt wird?
Der Zusammenhang ist rechtlich klar. Die Vergütung wird nicht mit der Fertigstellung fällig, sondern nach Abnahme und Zugang einer prüfbaren Rechnung. Nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B wird der Anspruch auf Schlusszahlung spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung fällig, bei ausdrücklicher und sachlich gerechtfertigter Vereinbarung innerhalb von höchstens 60 Tagen. Für Abschlagszahlungen sieht § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B 21 Tage ab Zugang der Aufstellung vor.
Diese Fristen beginnen erst zu laufen, wenn die Rechnung beim Auftraggeber liegt. Eine Schlussrechnung, die sechs Wochen im eigenen Haus wartet, verschiebt den Zahlungseingang um sechs Wochen. Bei einer mittleren Tiefbaubaustelle im niedrigen sechsstelligen Bereich sind das Wochen, in denen das Unternehmen die eigene Vorleistung finanziert, in aller Regel über den Kontokorrent.
Was das im Einzelfall bedeutet, lässt sich in zehn Minuten selbst ausrechnen: offener Schlussrechnungsbetrag, multipliziert mit dem eigenen Kontokorrentzins, geteilt auf die Tage der Verzögerung. Diese Zahl kennt nur Ihr Unternehmen. Sie ist die eigentliche Vergleichsgröße.
Der zweite Effekt ist unauffälliger und meist größer: Positionen, die nicht abgerechnet werden, weil sie niemand gefunden hat. Erschwernisse, die im Bautagebuch stehen, aber nie in einer Position landeten. Mehrmengen über zehn Prozent, für die nach § 2 Abs. 3 VOB/B auf Verlangen ein neuer Preis zu vereinbaren gewesen wäre. Stundenlohnarbeiten ohne gegengezeichneten Zettel. Diese Beträge tauchen in keiner Statistik auf, weil sie nie gefordert wurden.
Datenübergabe und Zusammenarbeit mit dem AVA-System
Die praktische Frage lautet: Muss das Unternehmen seine Software wechseln? Nein. Der Austausch läuft in der Regel über GAEB-Dateien, ergänzt um Pläne im PDF- oder DWG-Format und die Baustellendokumentation. Ein externes Büro sollte die gängigen Formate lesen und in dem Format zurückliefern, das Ihr Auftraggeber verlangt, nicht in dem, das ihm selbst am bequemsten ist.
Klären Sie vor Beginn drei Dinge: Wer hat Zugriff auf welches Laufwerk, in welchem Format geht die Rechnung zum Auftraggeber, und wer spricht mit der Objektüberwachung. Diese drei Punkte verhindern den größten Teil der späteren Reibung.
Scheinselbstständigkeit — die Frage, die jeder Kaufmann stellt
Sie ist berechtigt und sollte offen behandelt werden. Entscheidend ist, dass ein externes Büro ein eigenes Werk beziehungsweise eine eigene Dienstleistung erbringt und nicht wie ein Mitarbeiter in die Organisation eingegliedert wird: eigene Betriebsmittel, eigene Arbeitsorganisation, mehrere Auftraggeber, kein Weisungsrecht im arbeitsrechtlichen Sinn, keine Anwesenheitspflicht nach Dienstplan.
Ein Ingenieurbüro in der Rechtsform einer GmbH mit eigener Mitarbeiterstruktur und laufenden Aufträgen anderer Kunden ist hier in einer anderen Lage als ein einzelner Freiberufler, der ausschließlich für ein Unternehmen tätig ist. Die Beurteilung im Einzelfall ist eine sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Frage; sie gehört zu Ihrem Steuerberater oder Fachanwalt und nicht in einen Fachartikel. Was wir liefern können, ist ein Vertrag, der die Abgrenzung sauber abbildet.
Woran Sie ein seriöses Abrechnungsbüro erkennen
- Es fragt zuerst nach dem Bauvertrag und den Vertragsbedingungen, nicht nach der Rechnungssoftware.
- Es kennt die Abrechnungsregeln des jeweiligen Gewerks aus der VOB/C und benennt sie, statt allgemein von „VOB-konform“ zu sprechen.
- Es sagt, welche Unterlagen fehlen, bevor es einen Preis nennt.
- Es verspricht kein Ergebnis. Wer eine Durchsetzungsquote nennt, ohne die Baustelle gesehen zu haben, verkauft eine Zahl, die er nicht kennen kann.
- Es ist erreichbar, wenn der Auftraggeber am Freitagnachmittag die Prüfbemerkungen schickt.
Praxisbeispiel
Ein wiederkehrendes Muster aus dem Kanalbau: Eine Baustelle wird übernommen, weil der ausführende Betrieb ausgefallen ist. Die Vorabrechnung des Vorgängers besteht aus Aufmaßblättern ohne Skizzen und einer Mengenberechnung, in der Zwischenschritte fehlen. Der Auftraggeber weist die Rechnung als nicht prüfbar zurück, was in dieser Konstellation nachvollziehbar ist.
Das Vorgehen ist dann immer dasselbe: Die vorhandenen Unterlagen werden gegen den Bauvertrag und das Leistungsverzeichnis gestellt, die belegbaren Mengen aus Bestandsunterlagen und örtlichem Aufmaß neu ermittelt, die nicht belegbaren Positionen sauber getrennt und die Rechnung in der Reihenfolge der Leistungsverzeichnispositionen neu aufgebaut. Was sich nicht nachweisen lässt, wird nicht abgerechnet. Was sich nachweisen lässt, wird so aufbereitet, dass eine pauschale Kürzung nicht mehr trägt.
Das Ergebnis ist keine höhere Rechnung, sondern eine, gegen die der Auftraggeber begründen muss.
Häufige Fragen
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die Auslagerung? Es ist keine Frage der Mitarbeiterzahl, sondern des Rückstands. Sobald Schlussrechnungen länger als vier Wochen nach Fertigstellung im eigenen Haus liegen, ist die Verzögerung teurer als die externe Bearbeitung.
Muss der Auftraggeber der Auslagerung zustimmen? Rechnungsstellung und Vertragsverhältnis bleiben bei Ihrem Unternehmen. Das Abrechnungsbüro arbeitet zu, tritt nach außen aber nur auf, wenn Sie das wünschen. Prüfen Sie Ihren Bauvertrag auf abweichende Regelungen.
Was passiert mit unseren Daten? Vertraulichkeitsvereinbarung und, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehören vor den ersten Datenaustausch.
Dieser Beitrag beschreibt abrechnungstechnische Praxis und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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